退職者インタビューを活用し、組織改善につなげるための方法をお伝えします。
退職者のインタビューを社内改善に繋げたいけれど、どのように社内に情報共有したら良いかわからない。
このような悩みを抱えている人事の方も多いのではないでしょうか？
この記事では、経営陣や管理職陣に危機意識・問題意識を持ってもらい、不要な憶測を生みにくくする情報共有方法を紹介します。
ぜひ、退職者インタビューの活用にお役立てください。
この記事の内容は動画解説でもご覧いただけます。
本記事の要約
退職者インタビューの結果をどのように活用する？
企業人事の方との会話で「退職者インタビューをどのように改善に繋げていけばいいのかわからない」といった声を多く聞きます。
インタビューを社内改善に繋げる初めの一歩として、社内に情報共有を行い、危機意識や問題意識を持ってもらうことが大切です。
しかし、時間をかけて行った退職者インタビューを報告しても「ただの会社批判だ」「辞めた奴の意見は不要」と言われてしまったり、退職者の上司や管理職の個人攻撃になったりするケースもあります。
さらに個人攻撃が何度か続くと、クレームが入り管理職の方が人事に協力してくれなくなる、といった問題が起こりがちです。
このような事態に陥らないために、カイラボでは3つの視点に分けて情報をまとめることをおすすめしています。
退職者インタビューをまとめるために必要な3つの視点
退職者インタビューをまとめるためには、3つの視点「会社」「職場」「仕事」に対する改善要望に分けるのがおすすめです。それぞれ解説します。
会社への改善要望
制度や仕組み、会社としてのあり方に対しての改善要望です。
会社としての「あり方」の例として、「社会貢献活動」が挙げられます。
他の会社は社会貢献活動をやっているのに、うちの会社はやらないのですか？といった要望です。
職場への改善要望
職場内の人間関係やルールに対しての改善要望です。
朝礼のやり方やメールの打ち方、情報共有の仕方など、部署ごとに独自ルールがあるケースも少なくありません。
このような部署ごとのちょっとした違いが違和感になっている、といった内容を具体的にまとめて整理すると良いでしょう。
仕事への改善要望
業務の進め方や方法、自分にかかる負荷に対しての改善要望です。
以上の視点3つをぜひご活用ください。
削除すべき情報と残すべき情報
インタビュー内容は「削除すべき情報」と「残すべき情報」に分ける必要があります。
退職者インタビューの内容すべてを情報に載せれば良い訳ではないため注意が必要です。
削除すべき情報
削除すべき情報には、以下のようなものが挙げられます。
特定の個人を攻撃する内容
「上司の（具体名）さんに〇〇された」のような内容は、できれば一旦削除した方が良いでしょう。
これは不要な議論を生むケースを防ぐためです。
本人の同意を得られていない情報
退職者が「これはオフレコにしてください」といった情報ですね。
最後までしっかりと約束を守るというのは常識として必要です。
残すべき情報
残すべき情報には、以下のようなものが挙げられます。
すぐには改善できない会社の制度や方針
すぐには改善できないものも、「このような意見が出ています」ということを把握することが大事になります。
こういった情報は載せておくのが良いでしょう。
具体的な不具合やトラブルの内容
特定の個人攻撃はできる限り避けつつ、具体的に起こった事象を記載します。
「ただ会社が不満」ではなく、具体的に「どのような場面のどのようなことがイヤでした・不満でした」という情報ですね。
この情報はとても大事なので、できる限り残すと良いでしょう。
取扱いに注意が必要な情報
残す情報・削除する情報をお伝えしましたが、取扱いに注意が必要な情報もあります。これは具体的な事実確認できていない情報ですね。
例えば、以下のような内容です。
- 私は部署のみんなにいじめられていました。
- 上司からパワハラを受けていました。
しかし、本人が「いじめられた」「パワハラをされた」と感じていても、これが客観的な事実とは限らない点に注意しましょう。
いじめもパワハラも「どのような言葉をかけられたのか」「何をされたのか」など、具体的に聞いて事実確認を行います。
思い出せる範囲でインタビューを行い、具体的に出てきたエピソードがあれば、可能な範囲で掲載した方が良いでしょう。
もし、具体的に確認ができない場合は、「いじめ」「パワハラ」があった事実が一人歩きしないように記載する必要があります。
記載例としては、以下のようになります。
- 〇〇という発言がされていた。本人はこれをパワハラだと捉えていた。
- 本人は周りからこのように言われたことをいじめられているという風に感じていた。
このように、客観的な事実ではなく主観的な意見であることを明記することが大切です。不要な心配や対立を生まないために、情報の取扱いには充分注意しましょう。
退職者インタビューの結果をうまく社内に伝えることが大切
退職者インタビューを行ったものの
- 社内にオープンにすると不要な憶測を呼ぶ
- 経営会議に出すと余計なことになる
などの理由から、情報は人事だけでクローズドで持っているケースが意外と多いのが現状です。
時間を取ってインタビューしているのであれば、積極的に社内共有するのがおすすめです。社内全員に共有する必要はありませんが、経営幹部陣・経営陣・管理職陣には共有した方が良いでしょう。
その際、情報整理する時には「会社」「職場」「仕事」3つの視点をぜひ活用してみてください。
また、情報には「残すべき情報」「削除すべき情報」「取扱注意の情報」があります。個人攻撃にならないように、情報の取扱いには注意をしましょう。
退職者インタビューの具体的な進め方、おすすめ方法などはカイラボのYouTube動画でも紹介していますので、そちらもお役立ていただければと思います。
